Steuerberaterin

Pflichtangaben Für eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von über EUR 150,00 sind folgende Pflichtangaben zwingend erforderlich: 

• Name und Adresse des Unternehmers und des Kunden,
• Steuer -  oder Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung oder Angabe des Monats der Leistungsausführung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung
• Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
• Bei Leistungen an Grundstücken (Reparaturen)  ist auf der Rechnung ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nötig, sofern dieser kein Unternehmer ist.
  

Vorauszahlungen und Steuersätze Rechnungen über Vorauszahlungen für noch zu liefernde Leistungen müssen genau so aufgebaut werden, wie Rechnungen über bereits gelieferte Leistungen.  Bei der Erstellung der Endabrechnung, sind die Vorauszahlungen in dieser Rechnung aufzuführen.

Sofern Sie Teilbeträge mit unterschiedlichen Steuersätzen abrechnen, müssen Sie diese klar erkennbar einzeln auflisten.

Art und Menge der Leistung Bezeichnen sie Art und Menge der Leistungen eindeutig. Im Falle von Geräten können das deren Seriennummern sein, bei sonstigen Leistungen muss es eine klare Beschreibung sein. Das Finanzamt muss leicht überprüfen können, auf welche Leistung sich die Rechnung bezieht. Nur dann darf Ihr Auftraggeber die Vorsteuer abziehen. Auch ist der Leistungszeitraum exakt anzugeben.

Kleinbetragsrechnungen Für Kleinbetragsrechnungen (mit einem Gesamtbetrag von bis zu EUR 150,00) sind lediglich folgende Angaben erforderlich:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsausstellers)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Art der Leistung
• Bruttoentgelt und darauf entfallender Steuersatz

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) Ihre Rechnung muss immer Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer tragen - auch dann, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung beanspruchen und deshalb keine Umsatzsteuer erheben. Umsatzsteuer dürfen Sie dabei selbstverständlich nicht ausweisen. Um Irritationen zu vermeiden, sollten Sie auf die fehlende Steuerpflicht hinweisen.

Besondere Rechnungsstellung Besonderheiten bei der Rechnungsstellung sind im Rahmen der Umkehr der Steuerschuldnerschaft im Baugewerbe, die Lieferung neuer Fahrzeuge in ein anderes Land der Europäischen Union, die Abrechnung von Reiseleistungen, die sogenannten Differenzgeschäfte oder die Inanspruchnahme von Dienstleistungen ausländischer Unternehmer. In diesen Sonderfällen sollten Sie aber unbedingt professionellen Rat bei ihrem Steuerberater einholen.

Steuerschuld bei unrichtigem oder unberechtigtem Steuerausweis : Wer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen hat (unrichtiger Steuerausweis) oder wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist (unberechtigter Steuerausweis) schuldet den ausgewiesenen Betrag.

Rechnungsberichtigung Grundsätzlich können unrichtig ausgestellte Rechnungen berichtigt werden. Ein Vorsteuerabzug aufgrund einer berichtigten Rechnung kann erst zu dem Zeitpunkt geltend gemacht werden, zu dem die neue Rechnung auch tatsächlich vorliegt. Bei einem unberechtigten Steuerausweis (z.B. Umsatzsteuer von Kleinunternehmern) kann die Umsatzsteuer berichtigt werden, soweit die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist. Das ist der Fall, wenn der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug vorgenommen hat oder die erhaltene Vorsteuer an das Finanzamt zurückgezahlt hat.

Erstellungsfristen beachten Für Bauleistungen sind Rechnungen an Unternehmen und Privatpersonen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung auszustellen. Andere Unternehmer haben ihre Rechnung dann innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen, wenn sie einen Umsatz an einen anderen Unternehmer ausführen.

Elektronische Signatur Um eine Rechnung elektronisch zu übermitteln, ist eine qualifizierte elektronische Signatur nötig oder ein elektronischer Datenaustausch (EDI). Da ohne  korrekte elektronische Signatur keine Vorsteuer abgezogen werden kann, ist die Signatur beim Rechnungsaus- und auch beim Rechnungseingang zu prüfen.

Aufbewahrungsfristen Der Unternehmer muss ein Doppel der von ihm ausgestellten Rechnung zehn Jahre (in lesbarer Form) aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt ist. Grundsätzlich sind alle Ein- und Ausgangsrechnungen im Inland aufzubewahren. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleitet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren.

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